„Die auf einen Agendapunkt verwendete Zeit ist umgekehrt proportional zu den jeweiligen Kosten, die mit diesem Punkt verknüpft sind,“ so heisst die von Parkinson schon 1957 gefundene Gesetzmässigkeit. Wie ist das bei Ihnen?
Führungskräfte verbringen gemäss Studien täglich zwischen drei und vier Stunden in Meetings. Dabei denken 47% aller Sitzungsteilnehmer an etwas anderes, als an das, was am Meeting besprochen wird. 32% der Befragten halten Meetings generell für eine reine Zeitverschwendung. Und wie ist das bei Ihnen?
Die Zahl der Meetings wird auch weiterhin steigen, wie Studien zeigen. Problematisch ist, dass Stimmung und Motivation der Belegschaft im nahezu gleichen Mass sinken, wie die Zahl der Meetings steigt. Zudem: Je häufiger solche Treffen stattfinden, desto mehr zerstückeln sie den Tag der Teilnehmenden in immer kleinere und damit immer unproduktivere Zeiteinheiten. So entstehen die berüchtigten Sägezahneffekte, wo man sich immer wieder neu auf ein Thema einstimmen und bei Erreichen der Produktivitätsspitze wieder zum nächsten Meeting eilen muss.
Wenn die Meetings effizient sind und zu einem positiven Ergebnis kommen, ist das zwar aufwändig aber nicht weiter schlimm. Doch oft genug ist das nicht der Fall, weil in vielen Meetings systematisch die gleichen Fehler gemacht werden. Die häufigsten Fehler mit den fatalsten Wirkungen sind:
- Schlechte Vorbereitung des Sitzungsleiters und der Teilnehmenden;
- Unklare Zielsetzung der Agendapunkte;
- Es sitzen die falschen Leute am Tisch (fehlende Befugnisse, keine Betroffenheit, fehlende Informationen und mangelndes Wissen)
- Unstrukturierte Sitzungsführung mit endlosen Diskussionen
- Fehlende Beschlüsse und Konkretisierung der nächsten Schritte
All diese Schwächen führen im besten Fall zu Zeitverschwendung und im schlimmsten Fall zu verheerenden Fehlentscheidungen und Fehlallokation von Ressourcen.
Wenn Sie Meetings wollen, an denen die richtigen Themen auf den Tisch kommen und die wichtigsten Themen auch diesen Stellenwert geniessen; wenn Sie sich und Ihr Team fördern wollen, schnelle und fundierte Entscheidungen zu fällen und wenn Sie mehr Zeit für das Wesentliche haben möchten, dann sitzen mit meinem Sitzungscoaching in Zukunft richtig. Denn die meisten dieser Schwachstellen sind mit einfachen Mitteln zu beheben.
Wie Sie wirklich gute Sitzungen gestalten und die kollektive Intelligenz der Teilnehmenden nutzen, statt sie zu vergeuden, zeigt Ihnen die Anleitung effiziente Meetings.
Meine Netzwerkkollegen Eugen Schmid und Stefan Fritz haben ein Buch "Meetings for Success" verfasst. Aus diesem Buch finden Sie hier einige Checklisten zur Gestaltung effizienter Meetings.
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